+43 (0) 732 75 70 70 – 222 inko@inko.at

Unternehmer haben es nicht immer leicht. Sie erbringen eine Leistung oder liefern ihr Produkt zeitgerecht. Nur nicht jeder Kunde sieht es mit seiner Zahlungsmoral gleich. Die Hintergründe sind vielfältig.

Studien besagen: 42% der Kunden vergessen schlichtweg ihre Rechnungen zu zahlen.

Für den Unternehmer kann dies aber sehr unangenehme Folgen haben. Eigener Zahlungsverzug, unnötiger Stress und die unangenehme Situation den Kunden daran zu erinnern, dass noch ein Betrag offen ist.

Die Frage, die sich für viele Unternehmer stellt ist daher: Wie mahne ich meine Kunden richtig, ohne ihn zu vergraulen?

Mahnen ist immer eine unangenehme Sache. Sowohl für den, der die Mahnungen schreibt, als auch für den, der sie erhält. 

In diesem Artikel gehen wir ausführlich darauf ein,

  • was Sie von Beginn an alles beachten müssen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden
  • wie Sie Ihre Kunden richtig und souverän mahnen und
  • wie Sie dafür sorgen, ihr Geld zu erhalten, ohne einen Kunden zu verlieren

Wenn Sie bei einigen Punkten nicht sicher sind, können Sie auch gerne uns für eine unverbindliche und kostenlose Erstberatung kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Wie mahne ich meine Kunden richtig? – Die Grundlagen

Eines vorweg: Es gibt in Österreich keine rechtliche Verpflichtung zu mahnen. Man könnte also theoretisch eine offene Forderung, sofort nach Ablauf der auf der Rechnung angegebenen Zahlungsfrist, gerichtlich einklagen.

Das ist natürlich einer weiteren Zusammenarbeit nicht sehr dienlich.

Und niemand hat Lust seinem Kunden einen Trupp Schläger zu schicken, um sein Geld einzutreiben.

Ironischerweise glauben jedoch viele, dass es genau das ist, was Inkassounternehmen machen. (kleiner Hinweis: Das machen wir nicht 😉 )

In Wahrheit müssen Sie nur folgende Schritte beachten und umsetzen, um Ihre Chance maßgeblich zu erhöhen, an Ihr Geld zu gelangen. Sehen Sie die folgende Auflistung als Checkliste, um Ihre Kunden rechtzeitig und richtig zu mahnen, falls Sie eine Zahlung vergessen haben.

Die beste Lösung: Das direkte Gespräch suchen und Alternativen besprechen

Idealerweise können Sie mit dem säumigen Kunden Kontakt aufnehmen und die Hintergründe für die ausstehende Zahlung klären.

Jeder kann einmal finanzielle Engpässe oder andere Probleme haben. Solange man klar und offen darüber spricht, findet man hier eine Lösung.

Sollte der Kunde jedoch nicht erreichbar sein oder Sie ständig hinhalten, folgen Sie dem unten beschriebenem Mahnablauf.

Der richtige Beginn: Die ordnungsgemäße Rechnung mit Zahlungsziel

Ob man es glaubt oder nicht, aber hier scheitern bereits die meisten. Ohne eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung ist es später schwierig, rechtliche Schritte einzuleiten. Deswegen ist das hier gleich zu Beginn eine kritische Stelle.

Jede Rechnung, die Sie senden, hat eine eigene Zahlungsfrist. Wenn nicht, dann empfehlen wir, dass Sie sich unsere Vorlagen downloaden und diese in Zukunft einsetzen.

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält neben dem Zahlungsziel noch weitere Inhalte, die verbindlich sind.

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält neben dem Zahlungsziel noch weitere Inhalte, die verbindlich sind.

Das Zahlungsziel muss auf all Ihren Rechnungen festgehalten werden. Im Geschäftsleben üblich sind

  • Sofort nach Erhalt
  • 7 Tage
  • 14 Tage oder
  • 30 Tage

Es empfiehlt sich, die Zahlungsfrist relativ kurz und dennoch realistisch zu halten. Vor allem größere Unternehmen überstrapazieren diese Zeit sehr häufig und zahlen manchmal erst nach 60 oder mehr Tagen.

Mit einem klar vereinbarten (und kommunizierten) Zahlungsziel können Sie dem zuvorkommen und die Zahlungsmoral erhöhen.

Das folgende Mahnverfahren hat sich für viele Unternehmen über viele Jahre bewährt und wird fast überall so gehandhabt.  

Folgen Sie dieser Schritt für Schritt Anleitung, um Ihren Kunden zu mahnen

1. Schicken Sie eine Zahlungserinnerung 10 – 14 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels

Die Zahlungserinnerung kann gleichzeitig als erste Mahnung gesehen werden.

Wir raten davon ab, Ihre Mahnungen zu nummerieren. Bei einer ersten Mahnung nimmt der säumige Kunde nämlich an, dass sowieso noch eine 2 Mahnung kommt und er sich noch Zeit lassen kann.

Zahlungserinnerung schreiben

Die Zahlungserinnerung ist gleichzeitig wie eine erste Mahnung anzusehen. Wir empfehlen jedoch, diese nicht zu nummerieren.

Jeder kann einmal etwas vergessen oder übersehen und so sollte die Zahlungserinnerung den Kunden nicht vor den Kopf stoßen.

Hier hat sich eine freundliche aber bestimmte Formulierung als am zielführendsten heraus gestellt. Eine Mahngebühr auf der Zahlungserinnerung wird von uns nicht empfohlen.

Rechtlich gesehen macht es keinen Unterschied, ob Sie

  • eine Zahlungserinnerung oder
  • eine Mahnung versenden.

Im Prinzip ist dieses Schreiben als höfliche Erinnerung an eine ausständige Zahlung gedacht.

Es hat sich ebenfalls heraus gestellt, dass man darauf achten sollte als Zahlungsfrist einen Wochentag und kein Wochenende anzugeben.

Schließen Sie Ihre Mahnung mit einer Phrase wie: „Falls Sie den Betrag schon bezahlt haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an”.

Dadurch nehmen Sie den Druck ein wenig raus. Erfahrungsgemäß erhalten Sie aufgrund dieses Schreibens die offene Zahlung von den meisten.

Sollte dies nicht erfolgen, geht es mit den nächsten Schritten weiter.

Hinweis: Eine Textvorlage für die Zahlungserinnerung finden Sie hier.

2. Schicken Sie die erste Mahnung 10 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels der Zahlungserinnerung

Sollte die erste Mahnfrist ohne Zahlungseingang verstrichen sein, wird es Zeit ein wenig eindringlicher zu werden.

Das erreichen Sie mit einer kürzeren Mahnfrist sowie dem eventuellen Aufschlagen von Zusatzkosten. Es empfiehlt sich eine Dauer von 7 – 10 Tagen.

Immerhin entstehen Ihnen alleine durch das Kontrollieren und Mahnen Zusatzkosten, die Sie in diesem Schritt an den Kunden weitergeben können.

Mahnspesen ab der zweiten Mahnung

Diese Kosten beinhalten zum Beispiel Bearbeitungskosten, Briefmarken und Papierkosten. Zur Erinnerung: Es gibt in Österreich kein „Mahngesetz“ bzw. Vorschriften zum Mahnen.

Sie können hier also im Prinzip nach eigenem Belieben agieren. Wir empfehlen jedoch Mahnspesen in der Höhe von 5 – 20 € zu Beginn.

Der Betrag sollte natürlich in Relation zum Gesamtbetrag stehen (20 € Mahnspesen bei einer offenen Summe von 30 € sind ein wenig hoch).

Sollte der Kunde auch noch nach dieser Mahnung uneinsichtig sein und der Grund nicht geklärt werden können, geht es in die letzte Mahnstufe.

Hinweis: Eine Textvorlage für die erste Mahnung finden Sie hier.

4. Schicken Sie die zweite und letzte Mahnung nach weiteren 10 Tagen ohne Zahlungseingang

Die dritte Mahnung ist zeitgleich auch die letzte Mahnung. Jetzt ist dann langsam Schluss mit lustig, da Sie Ihren Kunden oft genug daran erinnert haben, den ausstehenden Betrag zu begleichen.

Sollte nach mehrmaligem Mahnen keine Reaktion vom "Kunden" kommen, empfiehlt es sich die Gangart höher zu schalten!

Sollte nach mehrmaligem Mahnen keine Reaktion vom „Kunden“ kommen, empfiehlt es sich die Gangart höher zu schalten!

Der Kunde wurde von Ihnen nun bereits zweimal auf die offene Rechnung hingewiesen und hat es nicht der Mühe wert gefunden in irgendeiner Form darauf zu reagieren.

Nun sollte er auf die möglichen Konsequenzen seines Verhaltens hingewiesen werden. In der Praxis hat sich heraus gestellt, dass insgesamt 3 Mahnungen mehr als genug sind.

Ein Kunde der nach 3 Mahnungen nicht bezahlt wird in aller Regel auch nach der 4,5,6 Mahnung nicht bezahlen.

Weitere Mahnkosten sind durchaus erlaubt. Die Zahlungsfrist sollte hier eine Woche nicht übersteigen.

Jetzt wird es Zeit den Kunden darauf aufmerksam zu machen, dass er rechtliche Konsequenzen zu befürchten hat, wenn er seiner Verpflichtung nicht nachkommt.

So wird eine weitere Betreibung der offenen Rechnung durch einen

  • Rechtsanwalt
  • Gericht oder
  • Inkassobüro

in Aussicht gestellt.

Dennoch wird ihm noch eine letzte Zahlungsfrist gewährt – diese sollte allerdings die Kürzeste sein (ca. 5 Tage).

Hinweis: Eine Textvorlage für die zweite Mahnung finden Sie hier.

5. Übergeben Sie spätestens jetzt den Fall einem Rechtsanwalt oder noch besser, einem Inkassobüro

Sollten Sie an dieser Stelle angelangt sein, ist Ihr Kunde offensichtlich noch immer nicht bereit, seine Schulden zu begleichen.

Spätestens an dieser Stelle empfehlen wir den Gang zum Rechtsanwalt oder noch besser, einem Inkassounternehmen. Denn dieser Kunde ist längst keiner mehr. In Wahrheit haben Sie für die getane Arbeit sogar noch gezahlt.

Die Kosten die dadurch entstehen werden i. d. R. gegenüber Ihrem Schuldner geltend gemacht. Das ist allerdings von Fall zu Fall verschieden und muss vorab geklärt werden.

Kontaktieren Sie uns und wir besprechen Ihre Situation – unverbindlich und kostenlos.

Fazit zum Thema Kunden richtig mahnen

Je konsequenter der interne Mahnlauf und je früher zum Inkasso-Partner, desto höher die Einbringungswahrscheinlichkeit.

Häufige Fragen und Herausforderungen beim Thema Kunden mahnen

„Das Mahnen von Kunden ist mir zu viel Aufwand an und ist mir unangenehm!“

Ist es auch.

Neben der Tatsache, dass niemand gern seinem Geld nachläuft, ist das Mahnen seiner Kunden keine Beschäftigung, die man gern macht.

An dieser Stelle können wir Sie unterstützen.

Sie müssen nicht erst warten, bis die Situation eskaliert und Sie Ihren Kunden nie wieder sehen wollen. Sie können ein Inkassounternehmen wie uns, bereits beim Überschreiten des ersten Zahlungsziels einschalten!

Aus Erfahrung wissen wir, dass bereits ein einfacher Brief eines Inkassounternehmens bei zahlungssäumigen Kunden einen wahren Motivationsschub zur Zahlung auslösen kann.

Sie sind nicht sicher, ob es sich in Ihrem Fall lohnt, den Kunden zu mahnen?

Tagtäglich sprechen wir mit unzähligen Unternehmern aus allen möglichen Branchen.

Kontaktieren Sie uns und erzählen Sie uns von Ihrem Anliegen – Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos in Bezug auf Ihre Situation.

Textvorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerung

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Trubel des täglichen Geschäfts kann eine Rechnung schnell einmal untergehen.

Da wir für unsere Rechnung XXXX/XXXX vom XX.XX.XXXX über € X.XXX,- bis heute leider noch keinen Zahlungseingang verbuchen konnten, bitten wir Sie Ihre getätigte Überweisung zu kontrollieren bzw. die Überweisung auf unser folgendes Konto vor zu nehmen:

Bank xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IBAN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
BIC xxxxxxxxxxx

Sollte sich Ihre Zahlung mit unserer Erinnerung überschnitten haben, so betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit bestem Dank

Die erste Mahnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider konnten wir auch nach unserer Zahlungserinnerung vom XX.XX.XXXX noch keinen Zahlungseingang, zur Rechnung XXXX/XXXX vom XX.XX.XXXX über € X.XXX,- bei uns verbuchen.

Wir erlauben uns, für den Mahnungsbedingten Mehraufwand € X,- in Rechnung zu stellen.

Überweisen Sie bitte den offenen Rechnungsbetrag plus Mahnkosten in der Gesamthöhe von € X.XXX,- bis spätestens XX.XX.XXXX auf unser folgendes Konto:

Bank xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IBAN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
BIC xxxxxxxxxxx

Sollte sich Ihre Zahlung mit unserer Mahnung überschnitten haben, so betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit bestem Dank

Die zweite Mahnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz unserer bisherigen Mahnungen konnten wir bis zum heutigen Tage keinen Zahlungseingang bei uns verbuchen. Eine Kopie der Rechnung haben wir nochmals beigefügt.

Wir fordern Sie letztmalig auf, den offenen Rechnungsbetrag in Höhe von € ……………… zuzüglich Mahnkosten in Höhe von € ……………… somit einen Gesamtbetrag von € ………………
bis spätestens XX.XX.XXXX auf unser folgendes Konto zu überweisen:

Bank xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IBAN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
BIC xxxxxxxxxxx

Sollte die Zahlung nicht fristgerecht einlangen, so werden wir rechtliche Schritte ergreifen oder ein Inkassobüro mit der Einbringung der offenen Forderung beauftragen.

Dies ist mit erheblichen Mehrkosten für Sie verbunden.

Sollte sich Ihre Zahlung mit unserer Mahnung überschnitten haben, so betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Bewertung: 5.0. Von 1 Abstimmung.
Bitte warten...